Preparación de pedidos: ¿qué es y para qué sirve?
Si su traducción literal es «recogida de pedidos», la preparación de pedidos consiste en gestionar todas las solicitudes procedentes de los clientes. Ya se trate de clientes finales, revendedores o pequeños empresarios, la preparación de pedidos permite a la empresa intercambiar de forma rápida e intuitiva sus bienes o servicios en un mercado objetivo. Según algunos datos, la preparación de pedidos representa casi la mitad de toda la organización logística de una empresa, ya que, a diferencia del almacenamiento y el diseño de los almacenes, la gestión de pedidos facilita la competitividad de la empresa.
Una vez recibido el pedido de un cliente (a través de una comunicación, un correo electrónico o una compra mediante plugins en sitios de comercio electrónico), la empresa busca en su almacén el tipo de producto solicitado y su cantidad, enviando la mercancía en el menor plazo posible. La preparación de pedidos, además de conectar la empresa con los clientes, implica a la mayoría de los departamentos de una empresa, convirtiéndose en su actividad principal.
Estrategias de preparación de pedidos
Un almacén se diseña en función de la actividad de la empresa y de los flujos de entrada y salida. En plazos previamente establecidos, se realiza un inventario detallado para definir las existencias y las reservas, con el fin de intervenir donde pudieran producirse desabastecimientos.
Gracias al uso de software y de un sistema de códigos de barras, es posible establecer en muy poco tiempo el tipo y la cantidad de mercancías presentes en el almacén, dedicando menos tiempo al reabastecimiento de existencias.
La gestión de pedidos está vinculada a la logística de entrada y salida porque, gracias al uso de determinados criterios, es posible optimizar cada proceso. Entre las distintas estrategias, se puede elegir:
- LIFO (Last In First Out – último en entrar, primero en salir), adoptada para reducir las pérdidas en las transacciones de productos influenciadas, por ejemplo, por la inflación y el coste del dinero,
- FIFO (First In First Out – primero en entrar, primero en salir) utilizada con el objetivo de evitar existencias que podrían representar, al cierre del ejercicio, una pérdida en términos de liquidez para la empresa,
- FEFO (First Ended, First out) elegida por las empresas que trabajan con mercancías fácilmente perecederas u obsoletas.
Preparación de pedidos y competitividad de la empresa
Una gestión óptima de los pedidos reduce los plazos de envío de la mercancía, permitiendo al cliente obtener lo que ha solicitado a corto plazo. Por término medio, una empresa tarda de 24 a 72 horas en enviar un producto y el tiempo está influido por las modalidades de pago, la disponibilidad de stock y la distancia entre la empresa y el cliente. La competitividad de la empresa puede mejorarse gracias a:
- acuerdos con mensajerías exprés rápidas,
- software que garantice la disponibilidad del producto en todo momento,
- embalajes automatizados para el envío,
- una organización interna para reducir la adquisición del producto,
- diferentes medios de pago que permiten al cliente elegir el que más le convenga.
Si la preparación de pedidos responde a criterios de eficacia, eficiencia y optimización de almacenes, la empresa podrá ser competitiva en el mercado reduciendo pérdidas y aumentando beneficios.
