Agradecemos a Kelmer Group este análisis en profundidad sobre la auditoría post-expedición.
Mayor conformidad de la empresa, mejora de los contratos y… ¡reducción de costes!
«Una auditoría de fletes es el proceso de revisión, ajuste y verificación de las facturas de transporte para garantizar su exactitud»… basta con consultar Wikipedia para comprender el significado internacional (especialmente estadounidense) de un término que, a primera vista, parece muy genérico.
Se habla de auditoría POST-expedición cuando el control se centra en facturas ya pagadas. En caso contrario, se trata de una auditoría PRE-expedición.
Es evidente para todos que el control de ciertos tipos de facturas de transporte, principalmente las relativas al transporte aéreo, marítimo o a los transportistas exprés, no es en absoluto sencillo, y un análisis correcto requiere competencias, herramientas y recursos.
También se observa una paradoja frecuente: cuanto mayor es la empresa, menos preciso suele ser el control interno de la exactitud de las facturas de transporte. Esto se debe tanto al volumen de trabajo, que supera el número de personas asignadas al control, como al hecho de que suelen implantarse sistemas automáticos de control (a menudo integrados en los TMS), pero su eficacia es limitada: supervisan con eficacia las partidas de gasto más sencillas (el flete en transportes completos, el grupaje, etc.), pero a menudo dejan de lado las partidas más complejas (suplementos, esperas, urgencias, ajustes, etc.).
Estadísticamente, en las categorías de transporte más críticas (aéreo, marítimo), el flete representa solo el 70 % del coste total, y el 30 % restante corresponde a otros costes que, por tanto, no están suficientemente controlados. Las estadísticas muestran que una factura de cada siete contiene un error y que, de media, en las categorías más críticas, entre el 1 % y el 5 % de los costes se discuten con el proveedor.
Es importante precisar que los errores de facturación por parte de los proveedores rara vez son intencionados; en la mayoría de los casos, se deben a negligencias o a una falta de alineación entre el departamento comercial (que negocia las condiciones tarifarias con los clientes) y el departamento contable que emite las facturas.
La ventaja más evidente de realizar un control eficaz de las facturas es la recuperación de dinero mediante reembolsos por parte de los proveedores. Pero existen otros beneficios igualmente importantes: el aumento de la conformidad de la empresa, el refuerzo de las negociaciones futuras y una mejor inteligencia empresarial que el auditor puede centralizar y poner a disposición del cliente.
Al asociar auditores externos a los procesos internos de la empresa, encargados de la (re)verificación de las facturas ya pagadas, la conformidad aumenta porque el proceso de Procurement-To-Pay se vuelve más sólido.
La auditoría de las facturas pone de relieve todas las «zonas grises» de los acuerdos comerciales, los costes mal negociados, las omisiones; y, por tanto, ofrece al responsable de logística numerosas vías para mejorar los futuros contratos.
Los informes generados por un auditor son relevantes y complementan los datos de la empresa para mejorar el análisis del gasto y el apoyo a la toma de decisiones.
Pero, ¿cómo consigue un auditor identificar errores que los procesos internos tradicionales no detectan? Existen dos elementos esenciales: la tecnología y la entrada masiva de datos.
Por tecnología, se entiende software capaz de gestionar todos los matices tarifarios, recalcular el coste de todos los elementos del envío y compararlo con lo que realmente se ha pagado.
Por entrada de datos, se entiende la captura de toda la información útil presente en las facturas y los documentos adjuntos, a menudo incluso las anotaciones manuales, las reservas en los albaranes, etc. La digitalización de esta información es un elemento muy importante para una auditoría exhaustiva.
